具体的に書く

１つ例をあげて、簡単な説明をしてみたいと思います。

携帯のメールでよく送られてきそうな内容です。

「ちょっと遅れるよ」

シチュエーションとしては、Ａ駅で待ち合わせをしている時、とでもしましょうか。お互いがよく分かっている仲であれば、この内容でも言いたいことが伝わるでしょう。しかし、あまり知らない人同士だと、色々と分からない部分がでてきます。

※上の文章はどう考えても会社のメールで使われることは無いでしょうが、ここから分かることを引き出していきたいと思います。

まず、「ちょっと」とは一体どれくらいの時間の事をさしているのか、ということが分かりません。１分なのか１０分なのか、３０分なのか、それ以上なのか。「ちょっと」という言葉は個人によって受けとらえ方が違いますので、会社ではこのような曖昧な言葉は使うべきではありません。

また、「なぜ遅れるのか」が分かりません。電車が遅れたからなのか、寝坊をしたからなのか。理由を明記しないと相手が納得してくれない可能性もあります。

さらに、メールを受け取った人は、「じゃあ私はどうすればいいのか」ということを考えるかもしれません。そのまま待機していればいいのか、それとも先に目的地へ行っていてほしいのか、等々、相手に何をしてほしいかを明記する必要もあります。

というように、不明確な内容で相手を困らせないようにするだけでなく、相手に何をしてほしいのかまでを書いてあげたりすると、非常に親切です。会社のメールでも、同じ事が言えると思います。メールの内容は、簡潔明瞭に、相手に何をしてほしいのかが分かるように書く。なかなか大変ですが、練習しておくといいと思います！

まだまだ概論ですが、これからだんだんと具体的に書いていこうと思っていますので、よろしくお願いします。

今すぐ登録でリストバンドＧＥＴ！ NIKE JOGA3